Offboarding in 5 Schritten: Mitarbeitertrennung mit Respekt.
Kündigung – und was nun? Mitarbeitende gehen oder werden vom Unternehmen verabschiedet – das gehört zum Unternehmensalltag dazu. Aber wie sie gehen, sagt viel über euch als Arbeitgeber aus.
Das Offboarden von Mitarbeitenden ist mehr als ein „Bitte gib deinen Laptop am letzten Tag ab.“ Es ist der letzte Eindruck, den euer Unternehmen hinterlässt – bei der gehenden Person, im Team, im Netzwerk. Höchste Zeit also, aus dem Pflichtprogramm ein echtes People-Tool zu machen, das echte Wertschätzung lebt, Orientierung gibt und den Blick in die Zukunft richtet.
In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr durch professionelles Offboarding Wissen bewahrt, das Team stärkt und euer Employer Branding stärkt.
Was ist Offboarding überhaupt?
Offboarding beschreibt den strukturierten Trennungsprozess zwischen einem Unternehmen und Mitarbeitenden. Vom Kündigungsgespräch bis zu den letzten Arbeitstagen sollten alle Schritte klar und deutlich kommuniziert werden.
Ziel ist ein respektvoller und wertschätzender Abschluss des Arbeitsverhältnisses von beiden Seiten. Besonders in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten ist dies wichtig: Wenn Teams schrumpfen oder umstrukturiert werden, ist ein guter Abschied unerlässlich. Auch wenn wertvolle Talente abgeworben werden, sollte der Fokus auf einem respektvollen Umgang liegen. Denn: Was bleibt, ist der Eindruck, den man hinterlässt – intern wie extern.
Fakt: Laut einer Kienbaum-Studie (2021) verfügen nur 33 % der Unternehmen über eine definierte Offboarding-Strategie. Das Risiko? Wissensverlust, schlechte Stimmung, Imageverlust.Gutes Offboarding sichert Know-how, stärkt die Unternehmenskultur und macht euch langfristig zu einem attraktiven Arbeitgeber – vom ersten bis zum letzten Arbeitstag.
Warum professionelles Offboarding entscheidend ist.
Ein strukturierter Offboarding-Prozess …
- gewährleistet rechtliche Klarheit,
- plant die verbleibende Zeit im Unternehmen realistisch,
- informiert Kolleg:innen transparent,
- stößt Nachbesetzungen oder Umverteilungen an,
- schützt laufende Projekte und Daten,
- fördert ein faires Miteinander,
- ermöglicht wertvolles Feedback,
- pflegt langfristig Geschäftsbeziehungen,
- verbessert euer Employer Branding,
- und stärkt den Teamzusammenhalt.
Klingt nach einer Win-win-Situation? Ist es auch.
Die 5 wichtigsten Schritte im Offboarding
Damit der Abschied nicht nur gut klingt, sondern auch reibungslos läuft, hilft ein klarer Fahrplan. Hier sind fünf bewährte Schritte für den Trennungsprozess:
1. Vorbereitung ist alles
- Definierte Verantwortlichkeiten: Wer muss bei einer Kündigung wann involviert werden? (HR, IT, Führungskräfte, …)
- Vorlagen nutzen: Wie sehen Kündigungsschreiben eures Unternehmens sowie Arbeitszeugnisse aus? Wer und wie schreibt man diese?
Tipp: Ein strukturierter Ablaufplan mit festen Verantwortlichkeiten hilft, nichts zu vergessen. Mit einem HR-Tool, wie zum Beispiel Personio, können all diese wiederkehrenden Aufgaben automatisiert angestoßen werden.
2. Offboarding Gespräch führen
Ob Exit-Interview oder informelles Gespräch – gebt Raum für Rückblick, Feedback und Wertschätzung. Je offener ein Arbeitgeber für ein solches Gespräch ist, desto eher lassen sich öffentliche Abrechnungen z.B. auf Kununu vermeiden.
Fragen für das Gespräch können sein:
- Was lief gut – und was nicht?
- Was hat dem Mitarbeitenden bzw. dem Unternehmen gefehlt?
- Was kann das Unternehmen langfristig verbessern?
Wer aktiv zuhört und das Feedback ernst nimmt, erhält nicht nur wertvolle Hinweise, sondern zeigt auch Haltung und Wertschätzung. Ein Unternehmen kann hier wertvolle, ungefilterte Eindrücke sammeln – denn die Mitarbeitenden müssen nun keine negativen Konsequenzen auf ihr Feedback befürchten.
3. Administrative Basics sauber erledigen
- Resturlaub prüfen und letzten Arbeitstag festlegen
- Rückgabe aller Arbeitsmittel dokumentieren (besonders bei Remote-Angestellten)
- Zeugnis erstellen
- Letzte Gehaltsabrechnung prüfen
- Lizenzen kündigen, Zugänge und Rechte entziehen
Klingt banal – ist aber essenziell. Denn was nicht sauber abgeschlossen wird, rächt sich später.
4. Wissen sichern
Niemand mag Wissenslücken. Erst recht nicht, wenn ein Teammitglied geht und niemand sonst Bescheid weiß. Mögliche Formate zum Wissenstransfer sind u.a.:
- Projekt-Dokumentationen
- Übergaben in persönlichen Meetings
- Geteilte Notizen oder Wiki-Seiten (z.B. in Notion)
- Warm Introductions von Kundenkontakten und Ansprechpartner:innen – am besten in gemeinsamen Meetings mit den scheidenden Kolleg:innen und der nachfolgenden Kontaktperson.
Tipp: Sorgt schon während des Beschäftigungsverhältnisses dafür, dass Prozesse und Know-how regelmäßig dokumentiert werden. Dateien sollten zudem auf gemeinsamen Servern statt den Mitarbeitenden-Desktops gespeichert werden.
5. Abschluss mit Stil
Ein wertschätzender Abschied bleibt im Gedächtnis. Möglichkeiten:
- Kleine Abschiedsfeier
- Persönliche Worte im Teammeeting
- Handgeschriebene Karte oder Geschenk
Und danach?
- Alumni-Kontakte pflegen
- Feedback ernst nehmen und integrieren
- Prozesse regelmäßig evaluieren
So wird Offboarding Teil eurer HR-Strategie – und keine lästige Pflicht.
Bonus: Offboarding als Employer-Branding-Booster
Die Art, wie ihr euch von Teammitgliedern verabschiedet, beeinflusst, wie man über euer Unternehmen spricht. Auf Kununu. Im Netzwerk. Und bei zukünftigen Bewerbungen.
Gerade deshalb lohnt sich ein Offboarding-Prozess, der nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch menschlich stark und wertschätzend ist.
TL;DR (too long; didn’t read?)
Offboarding ist nicht das Ende der Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen – es ist eure letzte Chance, einen bleibenden, positiven Eindruck als Arbeitgeber zu hinterlassen.
Mit den richtigen Schritten macht ihr aus einem Wechsel keinen Bruch, sondern einen Übergang. Für das Team. Für die Kultur. Für euer Image.
Und wenn ihr dabei Unterstützung braucht – wir sind für euch da. reach+recruit zeigt HR-Teams, wie sie Prozesse gestalten, die Menschen wirklich mitnehmen.
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Stefanie Kellner
Stefanie, die Gründerin von reach+recruit, widmet sich mit Leidenschaft den neuesten Entwicklungen und Veränderungsprozessen, um eine Arbeitswelt zu gestalten, in der der Mensch im Mittelpunkt steht. Ihre Vision ist es, die Zukunft der Arbeit nicht nur zu beeinflussen, sondern so zu gestalten, dass alle ihre Potenziale voll ausschöpfen können.